Ein Operating Partner übernimmt eine neue Beteiligungsgruppe und findet fünf CRMs vor, die nichts voneinander wissen.
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Das ist kein Einzelfall. Wird eine Gruppe von Unternehmen im Rahmen eines Buy-and-Build zusammengeführt, steckt die eigentliche Wertsteigerung selten allein im einzelnen Zukauf. Sie steckt darin, dass sich die Unternehmen gegenseitig Kunden zuspielen: Cross-Sell und Upsell über die gekauften Marken hinweg. Genau darauf baut jede Buy-and-Build-These auf.
Die Herausforderung dabei: Jedes Akquisitionsziel bringt sein eigenes CRM mit. Der zusätzliche Umsatz aus dem Cross-Selling steht dann zwar im Investment Memo, das die Kaufthese begründet. Er wird jedoch in keinem System sichtbar. Das CRM ist deshalb weit mehr als eine reine Software-Frage. Es ist die operative Schicht, auf der der ganze Synergie-Case läuft. Bei Exit zeigt genau diese Schicht, ob der Case gehalten hat.
Was bedeutet das im Alltag einer Beteiligungsgruppe? Drei Dinge, die sich schnell summieren:
Die Gruppe kann nicht sehen, was über Marken hinweg auf dem Tisch liegt. Und sie kann nicht gezielt bearbeiten, was zusätzlich gewonnen werden könnte. Was in Accounting und Controlling nach dem Einstieg zuerst professionalisiert wird, fehlt im Vertrieb bis heute.
5-10 Verträge pro Unternehmen, kein Cross-Sell zwischen Marken, Marketingausgaben 2-4x dupliziert, Group-Reporting monatlich von Hand in Excel neu zusammengebaut. Nichts davon taucht in einer einzigen Zeile auf. Am Ende ist das kein Buchhaltungsproblem, sondern ein Bewertungsproblem: Was ein Käufer bei der Due Diligence nicht im System sieht, verhandelt er aus dem Multiple heraus.
Wechselt die Führung, geht das Wissen der Vorgänger meist mit. Ein neuer Group CRO verbringt sein erstes Quartal dann damit, die Pipeline aus fünf Systemen forensisch zu rekonstruieren, statt den Value Creation Plan umzusetzen.
Klare Entscheidungen, ein definierter Prozess und Ergebnisse, die dein Team sieht.
Solange nur eine Beteiligung im Portfolio ist, bleibt die getrennte Vertriebsstruktur eine Randnotiz: Es gibt niemanden, mit dem man sich abstimmen müsste. Das ändert sich mit der zweiten Beteiligung. Ab dem Tag des Closings gibt es zwei Vertriebsteams, zwei Preislogiken und keine gemeinsame Pipeline. Die im Investment Memo unterstellte Synergie ist ab jetzt eine offene Aufgabe.
Bleibt das Thema liegen, zeigt es sich trotzdem von selbst. Nur meist zum ungünstigsten Zeitpunkt: entweder in der nächsten Planungsrunde, wenn sich der Auftragseingang nicht mehr auf eine Zahl bringen lässt. Oder spätestens in der Vendor Due Diligence vor dem Exit, wenn der Käufer jede Zahl gegen das System prüft. Dann zeigt sich die Lücke als Tatsache, die sich nicht mehr rückwirkend schliessen lässt.
Deshalb ist das Closing der zweiten Beteiligung für den Operating Partner der Moment, an dem aus der Absicht ein Auftrag mit Datum wird. Und zwar einer, der sich für jede weitere Beteiligung im Portfolio wiederholen lässt, statt für jede neu erfunden zu werden.
Cross-Selling lässt sich nicht nachträglich in einem Dashboard reporten, wenn es nie in einem gemeinsamen CRM entstanden ist. Deshalb beginnt der Aufbau nicht mit dem Dashboard, sondern mit der Frage, wessen Kundendaten aktuell wo liegen.
Kostenloses ErstgesprächWoche 1–4
Stack- und Daten-Audit über alle Portfolio-Unternehmen, Lifecycle- und Pipeline-Design sowie die vereinbarte Rollout-Reihenfolge.
Monat 2–4
Zentrales HubSpot-Portal konfiguriert, Business-Unit-Architektur, Marketing/Sales/Service/Operations Hub live auf dem Plattform-Unternehmen.
Monat 4–18
Pilot-Unternehmen zuerst, dann der Rest in Waterfall-Batches — ca. ein Portfolio-Unternehmen alle 2 Wochen.
Monat 12–24
LP-Reporting-Pack, Group-Dashboards, quartalsweise Value-Creation-Plan-Review, Übergabe an die Umsatzverantwortlichen dokumentiert.
Jahr 2–4
Prüfbare Pipeline-, CAC-, Net-Retention- und Kohortendaten — bis zur Quelle nachvollziehbar, Monate vor dem Verkaufsprozess.
Eine Kontaktdatenbank über alle Marken, eine Marketing-Engine und ein Kundenbild: Cross-Sell wird zur echten Pipeline statt zur Folie im Deck.
Fünf CRMs werden zu einem, 20–40 Einzeltools zu fünf bis acht. Bei fünf Portfolio-Unternehmen liegt die typische Einsparung bei CHF 200.000–600.000 pro Jahr.
Pipeline, CAC sowie Gross und Net Retention werden monatlich einheitlich und nachvollziehbar ausgewertet. Der Datenraum ist Monate vor dem Prozess vorbereitet.
Ein neuer Group CRO übernimmt ein Portal mit definierten Vertriebsphasen, eigenen Pipelines pro Marke, Cross-Sell-Zuordnung und aktuellem LP-Reporting.
Portfolio-Konsolidierungsrechner
Drei Portfolio-Angaben schätzen Lizenzkonsolidierung, zurückgewonnene Verkaufszeit und das Cross-Sell-Potenzial im ersten Jahr.
Indikative Bandbreite auf Basis des ursprünglichen Portfolio-Modells.
Modellannahmen: drei Verträge je Gesellschaft zu CHF 40'000 pro Jahr, 55 % Nettoeinsparung nach zentraler HubSpot-Lizenz; 4 % zurückgewonnene Zeit bei CHF 120'000 Vollkosten pro Revenue-Rolle; Cross-Sell im ersten Jahr bei 1 % des Gruppenumsatzes.
Zahlen gemeinsam prüfen →Klare Liefergegenstände, kein vager Leistungsumfang.
“Sometimes there's three labels supporting one company. Sometimes we don't even know about that. Sometimes the customer doesn't even know about that.”
Eine Buy-and-Build-Gruppe aus 10 Marketing-Organisationen in DACH und BeNeLux mit rund 700 Kunden. Dieser Rollout lief von April bis September 2026, mit den ersten drei Labels live nach zwei Quartalen.
400+ Mitarbeitende über 8 europäische Standorte, EUR 64 Mio. Gruppenumsatz (2024), inkl. Salesforce, ERP-Backbone und Pardot.
Alle Preise in CHF, Festpreis, abgerechnet gegen vereinbarte Meilensteine. HubSpot-Lizenzen werden direkt vom Kunden erworben.
~CHF 150.000
Monat 1–4
Zentrales Portal, Business Units, Marketing/Sales/Service/Ops Hub, erste Integration
Kostenloses ErstgesprächCHF 15.000–50.000 pro Unternehmen
Monat 4–18
Verlustfreier Export, Mailchimp-/Outreach-Migration, Einführungswoche und fester Go-live am Freitag
Kostenloses Erstgespräch~CHF 10.000/Monat
Ab Monat 12
Bis zum Exit, danach Übergabe an eine interne Group-RevOps-Rolle
Kostenloses ErstgesprächPasst das zu deiner Situation?
Kostenloses ErstgesprächKostenloses 60-Minuten-Erstgespräch · Kein Pitch · Klare ehrliche Einschätzung, ob es passt
Lifecycle und Pipeline werden gemeinsam mit den lokalen Geschäftsführern entwickelt, nicht von oben verordnet. Das reduziert lokalen Widerstand erheblich.
Nein. Ein verlustfreier Export und die Übernahme der Aktivitäten gehören ausdrücklich zum Umfang jeder Quellsystem-Migration.
Neue Zukäufe folgen demselben festen Zwei-Wochen-Rhythmus wie die anderen Portfolio-Unternehmen. Ein Sonderprozess ist nicht nötig.
Typischerweise ab Woche 8, sobald der Plattformaufbau auf dem ersten Unternehmen abgeschlossen ist.
Dieser Service liefert eigenständige Ergebnisse. Zusammen mit den anderen bildet er das vollständige System.
Vergleiche, Playbooks und Rechner für Teams, die Neukundengewinnung, HubSpot und Vertriebsumsetzung nicht getrennt betrachten wollen.
Ein CRM für 5+ Portfoliofirmen scheitert selten an HubSpot. Es scheitert an der Frage, was gruppenweit gleich sein muss. Operating Model, Rollout, Governance.
Über 6.000 zertifizierte HubSpot Solutions Partner. Wie Sie die Agentur finden, die zu Stack, Teamgrösse und Go-to-Market passt – und was Sie vorher fragen.
Effizientes Sales CRM: die Masterclass mit über 30 HubSpot-Hacks, klaren Prozessdefinitionen und Tipps für eine skalierbare Single Source of Truth.
Kläre in einem kostenlosen 60-Minuten-Erstgespräch den Umsatzengpass, Fit oder No-Fit und den richtigen nächsten Schritt. Kein Pitch.
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