10 wirkungsvolle Workflows zur Marketingautomatisierung, die jeder B2B-Marketer 2025 benötigt

Einführung — Warum Automatisierung wichtiger denn je ist

Wenn du dein Lead-Nurturing automatisierst, generierst du über 450 % mehr qualifizierte Leads und schließt Deals bis zu 30 % schneller. Mit E-Mail-Automatisierung pflegst und verfolgst du Leads systematisch – so kommunizierst du zeitnah und relevant mit potenziellen Kund:innen. 2025, nach über 200 KI-gestützten HubSpot-Upgrades, sind smarte Workflows kein „Nice-to-have“ mehr, sondern das Fundament einer planbaren Pipeline.

Trotzdem setzen viele Portale noch auf ein paar einfache E-Mail-Drips. Wenn du CRM + Automatisierung verknüpfst, verbesserst du Targeting, Personalisierung und Analytics – und machst Kampagnen spürbar wirksamer. Gut gebaute Workflows treiben die Lead-Generierung entlang der gesamten Journey voran. Unten findest du zehn praxiserprobte HubSpot-Workflows, die den kompletten Weg abdecken – vom ersten Kontakt bis Verlängerung und Upsell. Alle lassen sich in Marketing Hub Professional (oder höher) ohne Code aufsetzen.

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Die Vorteile von HubSpot fürs E-Mail-Marketing

HubSpot hilft dir, professionelle E-Mails zu erstellen, die gut aussehen und zur richtigen Zeit die richtige Botschaft senden. Mit Lead-Scoring, benutzerdefinierten Feldern und Zielgruppensegmentierung passt du Nachrichten präzise an deine Segmente an – deine Kampagnen bleiben relevant und performant.

Durch Automatisierung pflegst du Leads effizienter, baust stärkere Beziehungen auf und steigerst am Ende Umsatz und MRR. Die Analytics zeigen dir Öffnungs- und Klickraten sowie Spam-Meldungen – so optimierst du Inhalte, Betreffzeilen und Sendetakt. Egal, ob du neue Interessent:innen gewinnst oder Bestandskund:innen weiterentwickelst: Mit HubSpot baust du fokussierte, wirkungsstarke Kampagnen, die Engagement und Wachstum treiben.

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Eine effektive E-Mail-Marketingstrategie entwickeln

Erfolg beginnt mit einer klaren Strategie. Verstehe deine Zielgruppe, setze messbare Ziele und liefere Inhalte, die wirklich weiterhelfen. Beziehungen wachsen, wenn du relevante, personalisierte Nachrichten sendest, die auf Bedürfnisse und Interessen zugeschnitten sind.

HubSpot nimmt dir viel Arbeit ab: anpassbare Vorlagen, Automations-Workflows und detaillierte Auswertungen machen Erstellen, Testen und Optimieren leicht – für höhere Klick- und Conversion-Raten. Die HubSpot Academy liefert zusätzlich aktuelle Best Practices. Wenn du dich auf deine Zielgruppe konzentrierst und Automatisierung plus Analytik konsequent nutzt, landen deine E-Mails nicht nur im Posteingang – sie erzeugen echte Interaktionen und messbare Ergebnisse für dein Business.

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Workflow 1 — Evergreen Lead Nurture

Ziel: Dieser Workflow wurde entwickelt, um kalte Formulare in verkaufsfertige Verkaufschancen umzuwandeln.

Auslöser: Erste Konvertierung auf einem beliebigen „Top-Of-Funnel“ -Formular.

Was es macht:

1. Gibt eine Schulungsserie mit vier E-Mails ein (Tag 0, 2, 6, 10). Die Segmentierung basiert auf Kontakten und ermöglicht so eine gezieltere Pflege.
2. Wechselt zu SQL, wenn der Lead Score ≥ dem Schwellenwert ist oder eine Demo gebucht wurde.
3. Wird bei einer Änderung des Lebenszyklus automatisch beendet und verhindert so doppelte Drips.

Profi-Tipp: Verwende intelligente Inhalte, um branchenspezifische Fallstudien abzurufen und eine erweiterte Personalisierung für jeden Empfänger zu ermöglichen.

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Workflow 2 — Themenbezogene Inhaltspflege

Ziel: Stelle laserfokussierte Ressourcen bereit, die genau auf die Interessen eines Interessenten zugeschnitten sind, und konzentriere dich dabei stets auf die Interessen und Bedürfnisse des Interessenten.

Auslöser: Seitenansicht eines Eckpfeiler- „Themenclusters“ oder CTA-Klick.

Was es macht:

1. Sendet einen dreiteiligen Minikurs (Blog → Video → Checkliste).
2. Gilt für Thema Interesse Eigenschaft für zukünftige Segmentierung, die die Erstellung einer spezifischen Liste für zukünftige gezielte Kampagnen ermöglicht.
3. Hände weg an den Vertrieb, wenn der Engagement-Score ansteigt.

Workflow 3 — Wiedereingliederung (12-monatige Ruhezeit)

Ziel: Wecke schlafende Kontakte auf, bevor sie von Ihrer Liste abwandern. Dieser Workflow hilft dir dabei, inaktive Kontakte zu verwalten und eine funktionierende E-Mail-Liste zu pflegen.

Auslöser: Letzte geöffnete E-Mail ≥ 12 Monate UND Lebenszyklus ≈ Kunde.

Was es macht:

1. Sendet „Immer noch interessiert?“ wertvolle E-Mail mit neuem Inhalt.
2. Wenn innerhalb von sieben Tagen kein Klick erfolgt, folgt eine kurze Umfrage.
3. Meldet sich ab oder unterdrückt Antworten, die nicht geantwortet haben, um die Zustellbarkeit zu gewährleisten.

Workflow 4 — Verlorenes Geschäft zurückgewinnen

Ziel: Lasse Chancen wieder aufleben, die aufgrund von Preis, Zeitpunkt oder Prioritäten verloren gegangen sind.
Auslöser: Deal-Phase = Geschlossen/Verloren UND Grund für den Abschluss = „Nicht jetzt“.
Was es macht:

1. Wartet 60 Tage → sendet personalisierte „Was hat sich bei Ihnen geändert?“ Notiz.
2. Erstellt eine Aufgabe für den Mitarbeiter, wenn eine Antwort oder ein Asset-Klick erfolgt.
3. Aktualisiert das Abschlussdatum und öffnet das Angebot automatisch erneut.

Workflow 5 — Customer Health Pulse

Ziel: Erkenne gefährdete Kunden, bevor sie abwandern.
Auslöser: Die Bewertung der Produktnutzung sinkt ODER innerhalb von 30 Tagen gibt es keine Anmeldungen.
Was es macht:

1. Sendet eine E-Mail mit Aktivierungstipps von CSM.
2. Wenn innerhalb von sieben Tagen keine Aktivität stattfindet, eskaliert das Ticket an die Support-Warteschlange.
3. Protokolliert die Anruftask „Health Check“ für den Kontoinhaber.

Workflow 6 — Häufigkeit der Erinnerung an Verlängerungen

Ziel: Maximiere termingerechte Verlängerungen.
Auslöser: Verlängerungsdatum minus 90 Tage.
Was es macht:

1. 90-Tage-E-Mail mit Mehrwert für Bildungszwecke.
2. 60-Tage-ROI-Zusammenfassung und Link zur Terminplanung für QBR.
3. Letzte 30-tägige Mahnung; informiert die Finanzabteilung, wenn die Bestellung nicht eingegangen ist.

Profi-Tipp: Kombiniere mit einem Wahrscheinlichkeit einer Verlängerung prädiktiver Score für präzises Targeting.

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Workflow 7 — Onboarding-Serie nach dem Kauf

Ziel: Steigere die Produktakzeptanz in den ersten 30 Tagen.
Auslöser: Deal-Phase → Geschlossen/Gewonnen.
Was es macht:

1. Startet eine mehrstufige Willkommenssequenz (Einrichtungsanleitung, Schulungsvideos).
2. Nutzt Aufgabenwarteschlangen für die CSM-Öffentlichkeitsarbeit an wichtigen Meilensteinen.
3. Befragt den NPS nach 30 Tagen und verzweigt die nächsten Schritte entsprechend dem Ergebnis.

Workflow 8 — Nachverfolgung nach dem Kauf

Ziel: Mache aus Neukunden Kandidaten für Fallstudien.
Auslöser: Der Onboarding-Workflow ist abgeschlossen UND NPS ≥ 9.
Was es macht:

1. Sendet eine Anfrage für eine G2- oder Capterra-Überprüfung.
2. Warnt das Marketing darauf, ein Testimonial-Interview zu vereinbaren.
3. Fügt der Advocacy-Liste einen Kontakt für zukünftige Beta-Einladungen hinzu.

Workflow 9 — Upsell-/Cross-Sell-Accelerator

Ziel: Erweitere den durchschnittlichen Vertragswert.
Auslöser: Der Kunde hat Produkt A, aber kein Add-On B, der Nutzungswert ist hoch.
Was es macht:

1. Sendet eine personalisierte Erfolgsgeschichte mit Add-On B.
2. Erstellt eine Aufgabe für den Account Manager, wenn auf E-Mail geklickt wird.
3. Wechselt den Kontakt zur zyklusbasierten Pflege, wenn kein Interesse besteht.

Workflow 10 — Event-Lebenszyklus

Ziel: Automatisiere den gesamten Ablauf eines Webinars oder einer Veranstaltung vor Ort.
Auslöser: Einreichung des Anmeldeformulars für Veranstaltungen.
Was es macht:

1. Bestätigung + Kalendersperre. Nach der Bestätigung werden automatische Einladungen und Erinnerungen zu Veranstaltungen versendet, um die Teilnehmerzahl zu maximieren.
2. Erinnerungs-E-Mails am T-7- und T-1-Tag (mit Speaker-Teaser). Diese Mitteilungen sind personalisiert, um das Engagement zu erhöhen und sicherzustellen, dass die Registranten informiert sind.
3. Wiederholung nach der Veranstaltung + CTA → relevante Pflegesequenz. Personalisierte Kommunikation wird für die Nachverfolgung und das Engagement nach der Veranstaltung verwendet.

Profi-Tipp: Kontakte taggen mit Anwesend//Nichterscheinen für eine präzise Nachverfolgung.

Newsletter & regelmäßige Updates: Halte dein Publikum am Ball

Konsequente Kommunikation ist der Schlüssel zu starken Kundenbeziehungen – und Newsletter sind das Rückgrat einer wirksamen E-Mail-Strategie. Mit regelmäßigen Updates hältst du Abonnent:innen über neue Services, Produkte und News auf dem Laufenden und lieferst zugleich wertvolle Inhalte, die deine Marke präsent halten.

Mit HubSpot erstellst du in Minuten ansprechende Newsletter: Drag-and-Drop-Editor, anpassbare Vorlagen, Automations-Workflows. Du integrierst Videos, Links und klare CTAs, lenkst Traffic auf deine Website und planst den Versand so, dass die richtige Zielgruppe zur richtigen Zeit erreicht wird. Die Analytics helfen dir, Performance zu messen und deinen Ansatz zu schärfen – jedes Update liefert mehr Relevanz und Engagement.

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Leistung deiner E-Mail-Kampagnen messen

Um besser zu werden, musst du wissen, was wirkt. HubSpot zeigt dir Öffnungs-, Klick- und Conversion-Raten sowie Spam-Reports. So erkennst du, welche Inhalte zünden und wo Optimierungspotenzial steckt.
Mit Lead Scoring siehst du, wie Kontakte auf Kampagnen reagieren – welche Mails echte MQL-Hebel sind und welche zu Umsatz führen. Wer regelmäßig in die Zahlen schaut, segmentiert smarter, personalisiert besser und baut stabile Kundenbeziehungen auf. Ergebnis: effektivere Kampagnen, mehr Engagement und nachhaltiges Wachstum.

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Workflows mit Lead-Scoring & Lifecycle verknüpfen

• Weise Engagement-Punkte für Schlüsselsignale zu (z. B. Webinar teilgenommen = +15).
• Setze Fit-Score-Schwellen, die Leads automatisch aus Nurture in SQL überführen.
• Füge immer ein Exit-Ziel hinzu (z. B. Lifecycle schreitet voran), um Endlosschleifen zu vermeiden.
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Best Practices für die Workflow-Erstellung

• Plane zuerst auf Papier – mappe Trigger, Aktionen, Delays, Exits.
  Beispiel: Download eines E-Books → Follow-up-Mail → 24 h warten → personalisiertes Angebot senden. So bleibt jeder Schritt klar und nichts fällt unter den Tisch.
• Starte mit einer kleinen Kohorte und validiere, bevor du auf die gesamte Datenbank skalierst.
• Nutze präzise Verzögerungen – bei heißen Kaufsignalen lieber Stunden statt Tage.
• Überwache wöchentlich: Öffnungen, Klicks, MQL-Lift, Umsatzbeitrag – und optimiere laufend Betreff, Inhalt, Timing.
• Archiviere veraltete Workflows quartalsweise, damit dein Portal schlank und performant bleibt.

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