Situation

Workist ist ein KI-basiertes SaaS-Unternehmen aus Berlin mit rund 50 Mitarbeitenden. Die Lösung automatisiert den Auftragseingang für Mittelständler und Konzerne – dort, wo noch täglich manuell Bestellungen abgetippt werden.

Die Firma ist seit fünf Jahren am Markt, VC-finanziert, wächst international und zählt über 150 zahlende Kunden. Mit Blick auf Skalierung und Profitabilität war klar: Das Revenue-Setup muss effizienter werden.

Problem

Der bestehende Techstack rund um Salesforce war über Jahre gewachsen – und nicht mehr zeitgemäß. Workist hatte Prozesse, aber kein agiles System, das diese schnell, teamnah und effizient abbilden konnte.

Herausforderungen:

• Hohe Tool- und Lizenzkosten (>100k €/Jahr)
• Komplexe Maintenance, die eine Vollzeit-RevOps-Rolle erforderte
• Abhängigkeit von externen Ressourcen
• Keine durchgängige Sicht auf die Customer Journey
• Langsame Entscheidungszyklen durch fragmentierte Daten

Impact

Von Salesforce zu HubSpot in 2 Monaten

Innerhalb von nur zwei Monaten wurde HubSpot als neue zentrale Plattform für Marketing, Sales und Service eingeführt – ohne Reibungsverluste. Ergebnis: ein zentrales System, das schnell anpassbar ist, moderne Tools wie Clay einfach einbindet und durch Self-Service auch kleinen Teams maximale Autonomie gibt.

Erreicht:

• Vollständige End-to-End-Abbildung der Revenue-Journey
• Einfache Integration in Backend-Systeme per Webhooks
• Sofortige Nutzbarkeit für alle Teams

Einsparen einer Vollzeitstelle + 100k TechStack-Kosten

Die Umstellung bedeutete nicht nur bessere Performance – sondern auch drastische Einsparungen.

Ergebnis:

• Über 100.000 € jährliche Toolkosten eingespart (z. B. Zendesk & Co. ersetzt)
• Notwendigkeit einer Vollzeit-RevOps-Rolle entfiel durch ein sauber designtes, wartbares Setup

Von Fragen & Initiativen zu Resultaten in Minuten statt Wochen

Wo früher Fragen zur Pipeline, Win Rates oder Segmentperformance Wochen dauerten (Excel, Tableau, Nacharbeit durch RevOps), liefert HubSpot heute sofort auswertbare Antworten – direkt im System.

Das bedeutet:

• Wachstums-Hypothesen können schneller getestet werden
• Marketing & Sales wissen schneller und besser, was funktioniert
• Go-to-Market-Experimente lassen sich datenbasiert auswerten

Entscheidungskriterien

Für Workist waren diese Anforderungen zentral für das neue CRM:

• Ein System für die gesamte Revenue Journey (Marketing, Sales, Service)
• Benutzerfreundlichkeit & Autonomie ohne Spezial-Admin
• Schnellere Time-to-Value bei neuen Prozessen & Integrationen
• Zuverlässige Daten für fundierte Entscheidungen
• Geringere laufende Kosten und nachhaltige Skalierbarkeit

Zusätzlich kamen zwei Faktoren zusammen:

• Ende des dreijährigen Salesforce-Vertrags
• Weggang der internen RevOps-Verantwortlichen

Ein Re-Hire hätte hohe Kosten und erneute Abhängigkeit bedeutet. Das war der ideale Zeitpunkt für ein System, das skalierbar, teamnah und zukunftssicher ist – und selbstständig betrieben werden kann.

Warum SalesPlaybook?

Workist hat sich bewusst für SalesPlaybook als Umsetzungs-Partner entschieden – nicht nur wegen technischer Expertise, sondern wegen Branchenverständnis, Struktur und Methodik:

• B2B-SaaS-Expertise: Kein langes Erklären – SalesPlaybook kennt die Realität von ARR, CAC, CLTV und Revenue-Teams
• Strukturiertes Projektsetup: Vom ersten Tag an klar geführt – mit Change Agents, Enablement-Plänen und Rollenspezifikationen
• Training statt Frontalbeschallung: Kleine Sessions, teamnah, mit Aufgaben und Follow-ups – so blieb Wissen im Unternehmen
• Ein Ansprechpartner für alles: Kein Weiterreichen zwischen Hubs – Erik begleitete das Projekt end-to-end
• Best Practices statt reiner Umsetzung: Alte Prozesse wurden nicht nur übertragen, sondern aktiv hinterfragt und verbessert

‍„Wir mussten SalesPlaybook nicht erklären, wie SaaS funktioniert – sie haben aufgezeigt, umgesetzt & trainiert, wie wir es noch besser machen können.“

"Am Ende steht ein Setup, das nicht von SalesPlaybook abhängig ist – sondern durch ihre Hilfe intern erfolgreich betrieben wird. Das spart Geld, Zeit und bringt echtes Ownership."

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